Emettere, duplicare e stornare fatture

Quando emette una fattura in Rhinvoice, questa riceve il suo numero definitivo, senza lacune e senza doppioni. Da quel momento contenuto e PDF sono bloccati. Una fattura emessa non può essere modificata; si può correggere solo con una fattura di storno, che riceve un proprio numero.

Emettere una fattura

1. Scriva la fattura come bozza (Fatture → Nuova fattura). Una bozza non ha ancora un numero e si salva da sola.
2. Lasci vuoto Data per usare la data di emissione. Lasci vuoto Scadenza per usare le condizioni di pagamento del cliente o dell’azienda.
3. Clicchi su Emetti e confermi Emettere la fattura?.

Se manca qualcosa, Rhinvoice non emette la fattura e dice che cosa fare. Controlla tra l’altro:

• le indicazioni obbligatorie del Suo paese: in Svizzera e nel Liechtenstein il Suo numero IVA (a meno che non sia assoggettato all’IVA), in Germania il Suo numero fiscale o numero di partita IVA (non sulle fatture di piccolo importo fino a EUR 250), in Austria il Suo UID (non fino a EUR 400) e, sulle fatture oltre EUR 10’000 a imprese in Austria, anche l’UID del cliente; le piccole imprese in Austria non hanno bisogno di nessuno dei due,
• almeno una posizione con un importo e un totale superiore a zero; gli accrediti nascono solo dagli storni,
• un conto bancario nella valuta della fattura (Impostazioni → Conti bancari),
• per l’inversione contabile, il numero IVA del cliente,
• la data: non nel futuro e non anteriore all’ultima fattura emessa, in modo che numeri e date crescano insieme.

Il numero segue la numerazione in Impostazioni → Numerazioni. Lo schema predefinito è R{YYYY}{NNNN} (per esempio R20260001), che ricomincia ogni anno; l’anno segue la data della fattura.

Che cosa blocca l’emissione

• Il numero. Viene assegnato nella stessa transazione della banca dati dell’emissione. Se qualcosa non riesce, nessun numero viene consumato, e la banca dati stessa impedisce i numeri doppi.
• Contenuto e aliquote IVA. Posizioni, importi e l’aliquota IVA di ogni posizione sono fissati. Vale l’aliquota della data della prestazione; le modifiche di aliquota successive non si applicano retroattivamente.
• Mittente, destinatario e conto bancario. Rhinvoice salva azienda, cliente e conto bancario così come erano al momento dell’emissione. Se più tardi cambia l’indirizzo di un cliente, la fattura resta com’era. Viene conservato anche il layout di stampa di quel giorno.
• Il PDF. La fattura conserva il suo primo PDF, salvato con la sua somma di controllo SHA-256.

Il blocco non è solo nell’interfaccia: la banca dati stessa rifiuta le modifiche al contenuto e l’eliminazione dei documenti emessi. I cambiamenti di stato come pagamenti e storno restano possibili. Lo Cronologia di ogni fattura registra quando è stata creata, emessa, pagata o stornata.

Contesto giuridico

Le fatture emesse non devono essere modificate e devono essere conservate: in Germania secondo i GoBD, in Svizzera secondo l’art. 958f CO, in Austria secondo la BAO. Rhinvoice lo mette in pratica, ma non fornisce consulenza fiscale o legale.

Eliminare bozze

Elimini una bozza con Elimina bozza nel menu Altre azioni (il pulsante con tre puntini). Le fatture emesse non possono mai essere eliminate, nemmeno a mano nella banca dati.

Duplicare una fattura

Altre azioni → Duplica crea una nuova bozza con lo stesso contenuto: cliente, posizioni, testi, sconti e valuta. Data e scadenza sono vuote, e il numero arriva solo con l’emissione. Funziona con ogni fattura, anche stornata, e con le offerte. Le fatture di storno e le fatture riprese non si possono duplicare.

Stornare una fattura

Una fattura emessa, pagata parzialmente o pagata si annulla con Altre azioni → Storna. Dopo la Sua conferma Rhinvoice emette subito una fattura di storno:

• con un proprio numero dalla numerazione Fatture di storno (schema predefinito S{YYYY}{NNNN}),
• con le stesse posizioni in quantità negativa e con le aliquote IVA, il mittente, il destinatario e l’arrotondamento fissati della fattura; il suo totale è esattamente il totale negativo della fattura,
• senza introduzione né condizioni di pagamento, perché non chiede alcun pagamento. Scade il giorno dell’emissione e non risulta mai scaduta.

La fattura è poi Stornata. Apri fattura di storno e Apri fattura stornata La portano dall’una all’altra. Uno storno non si può annullare.

Correggere in due passi

Storni la fattura sbagliata, poi scelga Duplica su di essa. Corregga la copia e la emetta: riceve un nuovo numero.

Se la fattura stornata era già pagata, rimborsi l’importo al di fuori di Rhinvoice; Rhinvoice non registra ancora i rimborsi.

Domande frequenti

Quando riceve il suo numero una fattura in Rhinvoice?

Solo quando viene emessa. Il numero viene assegnato nella stessa transazione della banca dati che emette la fattura, quindi non ci sono né lacune né numeri doppi.

Posso ancora modificare o eliminare una fattura emessa?

No. Dall’emissione in poi contenuto e PDF sono bloccati, e le fatture emesse non possono mai essere eliminate. L’unica correzione è una fattura di storno, che riceve un proprio numero.

Come correggo una fattura sbagliata?

Storni la fattura. Rhinvoice emette allora una fattura di storno con un proprio numero che la annulla. Poi duplichi la fattura, corregga la copia e la emetta di nuovo.

Che cosa controlla Rhinvoice prima dell’emissione?

Tra l’altro le indicazioni obbligatorie del Suo paese, come il Suo numero IVA o numero fiscale, che ci sia almeno una posizione con un importo, che il totale sia superiore a zero e che la data non sia nel futuro.