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Registrare pagamenti e inviare solleciti di pagamento
In Rhinvoice registra i pagamenti su ogni fattura emessa con data e importo, pagamenti parziali compresi, e segna una o più fatture come pagate in una volta. Una fattura ancora aperta dopo la scadenza è Scaduta e si può sollecitare in tre livelli.
Registrare un pagamento
Sezione intitolata “Registrare un pagamento”Una fattura emessa o pagata parzialmente ha due pulsanti:
- Segna come pagata registra un pagamento dell’intero importo aperto, con la data di oggi.
- Registra pagamento apre un modulo con Data di pagamento, importo e Nota. L’importo aperto è proposto; lo modifichi per un pagamento parziale. Salva pagamento lo salva.
Dopo un pagamento parziale la fattura è Parzialmente pagata; una volta saldato l’importo aperto, è Pagata. Ogni pagamento:
- è positivo e ha al massimo due decimali,
- non è datato nel futuro,
- non supera l’importo aperto. Un pagamento in eccesso, per esempio un doppio pagamento, si rimborsa al di fuori di Rhinvoice.
Ogni pagamento appare nella Cronologia della fattura. In Pagamenti può rimuovere un pagamento registrato per errore; anche questo viene annotato nella cronologia. Subito dopo la registrazione il messaggio in basso propone anche Annulla.
Segnare più fatture come pagate in una volta
Sezione intitolata “Segnare più fatture come pagate in una volta”- Apra Fatture, per esempio con la vista Aperti.
- Spunti le fatture pagate. La casella nell’intestazione della tabella seleziona tutte le fatture aperte della pagina.
- Clicchi su Contrassegna come pagate.
Ogni fattura selezionata riceve un pagamento del suo importo aperto, con la data di oggi. Se una di esse non può essere segnata come pagata perché nel frattempo è stata pagata o stornata, Rhinvoice non cambia nulla e indica quella fattura. Annulla nel messaggio rimuove tutti i pagamenti appena registrati. Una singola fattura si può segnare anche direttamente nella sua riga con Pagata.
Fatture scadute
Sezione intitolata “Fatture scadute”Una fattura è Scaduta quando è emessa o pagata parzialmente e la sua scadenza è passata. Rhinvoice deduce questo stato dalla data; non viene salvato, quindi una fattura diventa scaduta da sola il giorno dopo la scadenza. Le fatture di storno non sono mai scadute.
Trova le fatture scadute nell’elenco delle fatture in Vista → Scaduti, nella panoramica e tutte insieme in Fatture → Solleciti.
Solleciti in tre livelli
Sezione intitolata “Solleciti in tre livelli”Fatture → Solleciti elenca tutte le fatture scadute con il loro importo aperto, i solleciti già scritti e il passo successivo (colonna Passo successivo). I tre livelli sono:
| Livello | Diventa dovuto (predefinito) | Nuovo termine (predefinito) |
|---|---|---|
| Promemoria di pagamento | 7 giorni dopo la scadenza della fattura | 10 giorni |
| 1° sollecito | 7 giorni dopo l’ultimo termine | 10 giorni |
| 2° sollecito | 7 giorni dopo l’ultimo termine | 7 giorni |
Quando un livello è dovuto, lo scriva con Scrivi Promemoria di pagamento (oppure Scrivi 1° sollecito …). Rhinvoice chiede prima conferma e indica il cliente, il nuovo termine e le spese di sollecito. Scrivere un livello prima della sua data richiede una conferma esplicita, e un secondo clic non scrive mai per sbaglio il livello successivo. Ogni sollecito resta nella cronologia della fattura; ogni livello viene scritto una sola volta per fattura.
Dopo l’ultimo sollecito Rhinvoice si ferma. Ulteriori passi, come l’esecuzione o l’incasso, avvengono al di fuori di Rhinvoice. Se rinuncia a un credito, stralci la fattura.
Configurare i livelli
Sezione intitolata “Configurare i livelli”In Impostazioni → Solleciti (oppure Imposta i livelli di sollecito nella pagina dei solleciti) imposta per ogni livello:
- dopo quanti giorni diventa dovuto (da 0 a 365) e il Nuovo termine di pagamento in giorni (da 1 a 365),
- le Spese di sollecito,
- il testo in tedesco, inglese, francese e italiano. I segnaposto sono
{faellig}(nuovo termine),{betrag},{waehrung},{nummer}e{kunde}.
Spese di sollecito
Sezione intitolata “Spese di sollecito”Le spese di sollecito sono 0 di base. Sono nella valuta della fattura, senza IVA, e vanno da 0 a 1000 a passi di 0.05. A seconda del Paese, le spese richiedono un accordo con il cliente o costi comprovati. Rhinvoice non calcola interessi di mora.
Se il cliente paga l’importo aperto più le spese, registri l’importo aperto sulla fattura e contabilizzi le spese al di fuori di Rhinvoice.
Il sollecito come PDF
Sezione intitolata “Il sollecito come PDF”Apra ogni sollecito scritto nella pagina dei solleciti con Apri PDF. Il PDF è la pagina della fattura, con intestazione, indirizzo e piè di pagina come erano il giorno dell’emissione, più il testo del livello, l’importo aperto, le spese e il totale. La fattura QR svizzera o il codice QR EPC (GiroCode) chiede il totale e riporta il riferimento della fattura, così può abbinare il pagamento.
Rhinvoice salva il testo con il sollecito, quindi il PDF appare sempre come quando è stato scritto, anche se in seguito cambia le impostazioni.
Inviare fatture e solleciti per e-mail
Sezione intitolata “Inviare fatture e solleciti per e-mail”Quando un server di posta è configurato in Impostazioni → E-mail, Invia per e-mail invia fatture emesse e solleciti scritti direttamente da Rhinvoice, con il PDF allegato. Prima di ogni e-mail controlla destinatari, oggetto e testo; l’indirizzo del cliente è precompilato e sono possibili fino a cinque destinatari. Ogni e-mail viene annotata nella cronologia della fattura. Se il server di posta rifiuta, Rhinvoice mostra la sua risposta. Senza server di posta, scarichi il PDF e lo invii Lei stesso.
Domande frequenti
Sezione intitolata “Domande frequenti”Come segno una fattura come pagata?
Nella fattura clicchi su «Segna come pagata». Rhinvoice registra un pagamento dell’intero importo aperto con la data di oggi. Per un’altra data o un pagamento parziale usi «Registra pagamento».
Posso segnare più fatture come pagate in una volta?
Sì. Selezioni le fatture nell’elenco e clicchi su «Contrassegna come pagate». Ognuna riceve un pagamento del suo importo aperto con la data di oggi, e «Annulla» li toglie tutti.
Quando una fattura è scaduta?
Appena la sua scadenza è passata e non è interamente pagata. Rhinvoice lo deduce ogni giorno dalla scadenza; non viene salvato.
Quanti livelli di sollecito ci sono?
Tre, un promemoria di pagamento, un secondo sollecito e un ultimo sollecito. Ognuno diventa dovuto un numero fisso di giorni dopo l’ultimo termine, fissa un nuovo termine e può includere spese di sollecito, che di base sono 0.