Riprendere le vecchie fatture

Rhinvoice riprende le fatture del programma che usava prima, con i loro PDF originali. Così può spegnere il vecchio programma e avere comunque le fatture degli ultimi dieci anni in un unico posto.

Ogni importazione inizia con una prova

Rhinvoice Le mostra riga per riga che cosa succederebbe e non modifica nulla. Solo il pulsante con il numero salva, per esempio Riprendi 12 fatture.

In quest’ordine

Le fatture cercano il loro cliente quando vengono importate. Importi quindi prima clienti e articoli (clienti e articoli), alla fine le fatture.

1. Clienti: Clienti → Importa
2. Articoli: Articoli → Importa
3. Fatture con i loro PDF: Fatture → Importa

Che cosa serve

Un elenco delle fatture

Esporti le fatture dal vecchio programma come file CSV (UTF-8 o Windows-1252) o Excel (.xlsx, .xls). Rhinvoice riconosce le colonne dai loro nomi; tutto il resto lo assegna a mano e lo salva come modello.

Colonna	Necessaria	A che cosa serve
Numero della fattura	Sì	Resta esattamente com’era
Data	Sì	Data della fattura e anno nel fatturato
Totale	Sì	Importo IVA inclusa
Numero cliente o nome	Sì	Trova il cliente
Scadenza, importo aperto	Se presente	Scadenza e partite aperte
Importo netto o importo dell’imposta	Se presente	Importo netto e imposta
Valuta, oggetto	Se presente	Salvati con la fattura
Indirizzo del cliente	Se presente	Per i clienti che Rhinvoice non conosce ancora

I file PDF

Scelga la cartella con i PDF; funzionano anche sottocartelle, singoli file e file ZIP. Rhinvoice trova il numero della fattura in qualsiasi punto del nome del file:

✓ Rechnung R20150001.pdf
✓ 2015/R2015-0001.pdf
✓ 2015/20150001_korrektur.pdf   → diventa un allegato, non la fattura
✗ Scan_0042.pdf                 → nessun numero: avanza

Tra più file con lo stesso numero, quello che nel nome non ha nient’altro è la fattura. Solleciti, correzioni e copie («Mahnung», «Korrektur», «Kopie» …) vengono conservati con la stessa fattura come allegati. I file identici vengono conservati una sola volta; immagini e altri file della cartella vengono tralasciati.

Che cosa succede durante l’importazione

• La fattura resta com’era. Rhinvoice non ricalcola nulla e non crea un nuovo PDF: conserva la fattura che ha ricevuto il Suo cliente. L’elenco delle fatture la segna come Ripreso.
• Viene trovata la colonna giusta del numero. Alcuni programmi esportano un contatore come «numero di fattura» e il numero vero nel titolo («Rechnung R20150001»). Rhinvoice prende la colonna i cui valori corrispondono ai nomi dei file.
• I clienti vengono trovati per numero, altrimenti per nome. Un numero che appartiene a un cliente con un nome chiaramente diverso non viene usato. I clienti che Rhinvoice non conosce vengono creati e archiviati.
• Una fattura senza importo aperto conta come pagata, con un pagamento alla sua scadenza. Le fatture aperte si segnano in seguito come pagate come tutte le altre.
• Importare due volte non fa danni. I numeri che esistono già vengono saltati, quindi può importare lo stesso elenco una seconda volta con i PDF.
• La numerazione continua con il prossimo numero libero; il risultato indica quale numero riceverà la prossima fattura.
• I file avanzati vengono elencati nella prova. Un PDF mancante si può aggiungere in seguito sulla fattura stessa (Aggiungi PDF).

Conservare le fatture

Le fatture vanno conservate per dieci anni (Svizzera: art. 958f CO, Germania: § 147 AO, Austria: § 132 BAO). I PDF importati sono bloccati e fanno parte di ogni backup. Conservi comunque l’esportazione del vecchio programma finché non ha controllato l’importazione.

Limiti

Per importazione: l’elenco al massimo 5 MB e 10’000 righe, ogni PDF al massimo 20 MB, tutti i PDF insieme al massimo 200 MB. Un browser invia al massimo 1000 file alla volta, quindi comprima le cartelle grandi in un file ZIP o importi anno per anno.

Le fatture importate non si possono duplicare, stornare né inviare come fatture elettroniche: sono costituite dal loro PDF.

Domande frequenti

Posso importare in Rhinvoice le vecchie fatture con i loro PDF?

Sì. Rhinvoice riprende le vecchie fatture da un elenco CSV o Excel insieme ai PDF originali da una cartella o da un file ZIP. Le fatture restano invariate e bloccate, con numero, data, cliente, importo e PDF.

Rhinvoice ricalcola le fatture importate?

No. Rhinvoice salva gli importi dell’elenco e il PDF originale. Non ricalcola nulla e non crea un nuovo PDF, quindi la fattura che conserva è quella che ha ricevuto il Suo cliente.

Che cosa succede se importo due volte lo stesso elenco?

Niente di grave. Rhinvoice salta i numeri di fattura che esistono già. Una fattura emessa non cambia mai, nemmeno importandola di nuovo.