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Scrivere la prima fattura

Lettura: 4 min

In Rhinvoice una fattura si scrive nell’editor: scegliere il cliente, aggiungere le posizioni, controllare l’anteprima dal vivo e cliccare su Emetti. Solo allora la fattura riceve il suo numero e diventa immodificabile. Poi apre il PDF, lo invia e segna la fattura come pagata quando arriva il denaro.

Prima della prima fattura completi il primo avvio: Paese, azienda e un conto bancario.

1. Aggiungere un cliente

L’editor sceglie tra i clienti già esistenti. Ne aggiunga uno in Clienti → Nuovo cliente, oppure importi i Suoi clienti da un file CSV o Excel (clienti e articoli). Per le autorità pubbliche tedesche, inserisca la loro Leitweg-ID sul cliente per la XRechnung.

2. Aprire l’editor

Clicchi su Nuova fattura nella navigazione, oppure prema N ovunque fuori da un campo di inserimento. L’editor mostra il modulo a sinistra e l’anteprima a destra, così come apparirà la fattura su carta. Su un telefono o in una finestra stretta si passa tra Modifica e Anteprima.

3. Compilare la fattura

Cliente: digiti un nome, un numero o una località e scelga il cliente. Rhinvoice mostra l’indirizzo come apparirà sulla fattura.
Date: lasci vuota la Data per usare la data di emissione, e vuota la Scadenza per usare le condizioni di pagamento del cliente o dell’azienda. Può anche scegliere Termine di pagamento un numero di giorni.
Posizioni: Aggiungi posizione, poi inserisca descrizione, quantità, unità e prezzo. Gli articoli vengono proposti mentre scrive. Applica porta la posizione nell’elenco; un clic su una posizione nell’elenco o nell’anteprima la riapre. Aggiungi riga di testo aggiunge un titolo o una nota senza importo. Alt+↑ e Alt+↓ spostano una posizione.
Testi (facoltativo): introduzione, condizioni di pagamento e chiusura, anche dai Suoi modelli di testo.
Altri dati (facoltativo): oggetto, riferimento, periodo della prestazione, valuta e uno sconto sull’intero documento.

Il Regime fiscale deriva dai Paesi della Sua azienda e del cliente: nazionale, reverse charge, esportazione o piccola impresa, con l’indicazione richiesta dalla legge. Rhinvoice usa l’aliquota IVA valida alla data della prestazione. Dettagli per Paese: Svizzera, Liechtenstein, Germania, Austria.

4. Salvare la bozza

Salva (⌘↵ su un Mac, Ctrl+Invio su Windows e Linux) conserva la fattura come bozza. Una volta salvata la bozza, Rhinvoice salva da solo le modifiche successive; la barra in basso mostra Salvato e da quanto tempo. Una bozza si può ancora modificare o eliminare (Elimina bozza).

5. Emettere la fattura

Clicchi su Emetti. Rhinvoice chiede Emettere la fattura?: la fattura riceve il suo numero definitivo e in seguito non può più essere modificata. Le correzioni sono possibili solo con una fattura di storno. Prima dell’emissione Rhinvoice controlla le indicazioni obbligatorie del Suo Paese e dice che cosa manca.

6. PDF, stampa, e-mail

Sulla fattura emessa:

PDF apre il PDF in una nuova scheda, Scarica lo salva, Stampa lo stampa.
Invia per e-mail la invia con il PDF allegato, una volta configurato il server di posta in Impostazioni → E-mail.

Il PDF contiene la parte di pagamento: la fattura QR svizzera (sezione pagamento e ricevuta) in Svizzera e nel Liechtenstein, il codice QR EPC (GiroCode) per le fatture in euro in Germania e Austria. Nel PDF è incorporata una fattura elettronica ZUGFeRD / Factur-X (Fatture elettroniche).

7. Segnare come pagata

Quando arriva il denaro, apra la fattura:

Segna come pagata registra l’intero importo con la data di oggi. Il messaggio che segue ha Annulla.
Registra pagamento (tasto P) serve per un’altra data o per un pagamento parziale: inserisca Data di pagamento e importo, poi Salva pagamento. La fattura mostra allora Parzialmente pagata e l’importo aperto.

Nell’elenco delle fatture, Pagata in una riga segna come pagata una singola fattura; si possono selezionare e segnare più fatture insieme. Una fattura oltre la scadenza appare come Scaduta. Altro in Pagamenti e solleciti.

Scorciatoie da tastiera

Tasto	Azione
N	Nuova fattura
Q	Nuova offerta
/	Vai alla ricerca
⌘K / Ctrl+K	Apri la tavolozza dei comandi
⌘↵ / Ctrl+Invio	Salva
P	Registra pagamento (nel documento)
⌘Z / Ctrl+Z	Annulla l’ultima azione (finché il messaggio è visibile)
G poi I	Vai alle fatture
?	Mostrare tutte le scorciatoie

Le scorciatoie a un tasto funzionano solo quando nessun campo di inserimento è attivo.

Domande frequenti

Quando riceve il suo numero una fattura?

Solo quando la emette. Le bozze non hanno ancora un numero, quindi le bozze eliminate non lasciano lacune. Rhinvoice assegna il numero successivo della numerazione delle fatture, senza lacune e senza doppioni.

Posso modificare una fattura dopo averla emessa?

No. Dall’emissione in poi contenuto e PDF sono bloccati (GoBD, art. 958f CO, BAO). Una correzione richiede una fattura di storno con un proprio numero; poi scrive una nuova fattura.

Come registro un pagamento parziale?

Apra la fattura e scelga Registra pagamento (tasto P). Inserisca la data del pagamento e l’importo ricevuto; la fattura appare allora come pagata parzialmente, con l’importo aperto.

Esiste una scorciatoia da tastiera per una nuova fattura?

Sì. Prema N ovunque fuori da un campo di inserimento. Cmd+Invio (Ctrl+Invio su Windows e Linux) salva, e ? mostra tutte le scorciatoie.