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Scrivere offerte e trasformarle in fatture
Un’offerta in Rhinvoice passa da Bozza a Inviata e poi ad Accettata, Rifiutata o Scaduta. Un’offerta inviata o accettata diventa una bozza di fattura con Converti in fattura, senza inserire nulla due volte.
Scrivere un’offerta
Sezione intitolata “Scrivere un’offerta”- Apra Offerte → Nuova offerta.
- Scelga il cliente e inserisca le posizioni. L’anteprima a destra mostra l’offerta così come verrà stampata.
- In Valida fino al indichi per quanto tempo l’offerta è valida. Se il campo resta vuoto, sono 30 giorni dalla data.
- Clicchi su Segna come inviata. L’offerta riceve il suo numero e da quel momento è bloccata.
Una bozza non ha ancora un numero. Può modificarla in qualsiasi momento, oppure eliminarla con Elimina bozza nel menu Altre azioni (il pulsante con tre puntini). Il numero segue la numerazione delle offerte in Impostazioni → Numerazioni; lo schema predefinito è A{YYYY}{NNNN}, per esempio A20260001.
Gli stati di un’offerta
Sezione intitolata “Gli stati di un’offerta”| Stato | Significato |
|---|---|
| Bozza | In lavorazione, ancora senza numero |
| Inviata | Numero assegnato, contenuto bloccato |
| Accettata | Il cliente ha detto sì |
| Rifiutata | Il cliente ha detto no |
| Scaduta | Inviata, ma la data in Valida fino al è passata |
Accettata e Rifiutata li imposta Lei con i pulsanti omonimi sull’offerta inviata. Scaduta non la imposta nessuno: Rhinvoice la deriva dalla data di validità. Nell’elenco in Offerte, Vista filtra per ciascuno di questi stati.
Trasformare un’offerta in fattura
Sezione intitolata “Trasformare un’offerta in fattura”Su un’offerta inviata o accettata scelga Altre azioni → Converti in fattura. Rhinvoice crea una bozza di fattura:
- con le stesse posizioni, gli stessi sconti e la stessa valuta dell’offerta,
- con i testi che ha scritto Lei; dove l’offerta ha ancora i testi standard per le offerte, la bozza riceve i testi standard per le fatture,
- con date nuove: la fattura riceve la sua data e la sua scadenza all’emissione,
- con un collegamento all’offerta. Un’offerta inviata conta da quel momento come Accettata.
Controlli la bozza, la completi se necessario e la emetta come qualsiasi altra fattura (emettere e stornare). L’aliquota IVA segue allora la data della prestazione della fattura, non quella dell’offerta.
Un’offerta diventa fattura una sola volta. Se elimina la bozza di fattura, l’offerta torna libera. Apri fattura o Apri bozza di fattura La porta dall’offerta alla fattura, Apri documento d’origine indietro.
PDF e invio
Sezione intitolata “PDF e invio”Sull’offerta, PDF apre la versione stampata in una nuova scheda, Scarica la salva e Stampa la stampa subito. Se l’invio per e-mail è configurato, Invia per e-mail invia al cliente un’offerta inviata con il suo PDF. L’e-mail viene poi annotata nello Cronologia dell’offerta.
Domande frequenti
Sezione intitolata “Domande frequenti”Come trasformo un’offerta in fattura?
Apra l’offerta inviata o accettata e scelga «Converti in fattura». Rhinvoice crea una bozza di fattura con le stesse posizioni, che Lei controlla ed emette.
Per quanto tempo è valida un’offerta?
Per il periodo che inserisce in «Valida fino al». Se il campo resta vuoto, l’offerta è valida 30 giorni dalla sua data. Dopo Rhinvoice la mostra come scaduta.
Posso ancora modificare un’offerta dopo averla inviata?
No. «Segna come inviata» assegna all’offerta il suo numero e la blocca. Per modificarla, la duplichi e segni la copia come inviata.
Un’offerta si può trasformare in fattura più di una volta?
No, una sola volta. Se elimina la bozza di fattura creata, l’offerta può essere di nuovo trasformata in fattura.