Rechnung ausstellen, duplizieren und stornieren

Beim Ausstellen bekommt eine Rechnung in Rhinvoice ihre endgültige Nummer, lückenlos und ohne Doppel. Ab dann sind Inhalt und PDF gesperrt. Ändern lässt sich eine ausgestellte Rechnung nicht mehr, korrigieren nur mit einer Stornorechnung, die eine eigene Nummer bekommt.

Rechnung ausstellen

1. Erfassen Sie die Rechnung als Entwurf (Rechnungen → Neue Rechnung). Ein Entwurf hat noch keine Nummer und speichert sich selbst.
2. Lassen Sie Datum leer, gilt das Datum des Ausstellens. Lassen Sie Fällig am leer, gilt die Zahlungsfrist des Kunden bzw. der Firma.
3. Klicken Sie auf Ausstellen und bestätigen Sie die Frage Rechnung ausstellen?.

Fehlt etwas, stellt Rhinvoice nicht aus und sagt, was zu tun ist. Geprüft wird unter anderem:

• die Pflichtangaben Ihres Landes: in der Schweiz und in Liechtenstein Ihre MWST-Nummer (ausser Sie sind nicht MWST-pflichtig), in Deutschland Steuernummer oder USt-IdNr. (nicht bei Kleinbetragsrechnungen bis 250 EUR), in Österreich Ihre UID (nicht bis 400 EUR) und bei Rechnungen über 10’000 EUR an Firmen in Österreich auch die UID des Kunden. Kleinunternehmer in Österreich brauchen beides nicht,
• mindestens eine Position mit Betrag und ein Total über null. Gutschriften entstehen nur durch Stornieren,
• ein Bankkonto in der Währung der Rechnung (Einstellungen → Bankkonten),
• bei Reverse Charge die UID bzw. USt-IdNr. des Kunden,
• das Datum: nicht in der Zukunft und nicht vor der zuletzt ausgestellten Rechnung. So steigen Nummern und Daten gemeinsam.

Die Nummer folgt dem Nummernkreis unter Einstellungen → Nummernkreise. Voreingestellt ist R{YYYY}{NNNN} (zum Beispiel R20260001), jährlich zurückgesetzt. Die Jahreszahl richtet sich nach dem Datum der Rechnung.

Was beim Ausstellen gesperrt wird

• Die Nummer. Sie wird in derselben Datenbank-Transaktion vergeben wie das Ausstellen. Bricht etwas ab, ist keine Nummer verbraucht. Doppelte Nummern verhindert zusätzlich die Datenbank selbst.
• Inhalt und Steuersätze. Positionen, Beträge und der Steuersatz jeder Position werden eingefroren. Massgebend ist der Satz zum Leistungsdatum. Spätere Satzänderungen wirken nicht zurück.
• Absender, Empfänger und Bankkonto. Rhinvoice speichert Firma, Kunde und Bankkonto so, wie sie beim Ausstellen waren. Ändern Sie später die Adresse eines Kunden, bleibt die Rechnung unverändert. Auch die Druckvorlage des Tages bleibt erhalten.
• Das PDF. Die Rechnung behält ihr erstes PDF, gespeichert mit seinem SHA-256-Prüfwert.

Diese Sperre gilt nicht nur in der Oberfläche: Die Datenbank selbst verbietet Änderungen am Inhalt und das Löschen ausgestellter Dokumente. Erlaubt bleiben Statusänderungen wie Zahlungen und Storno. Der Verlauf jeder Rechnung hält fest, wann sie erstellt, ausgestellt, bezahlt oder storniert wurde.

Rechtlicher Hintergrund

Ausgestellte Rechnungen dürfen nicht mehr verändert werden und sind aufzubewahren: in Deutschland nach den GoBD, in der Schweiz nach Art. 958f OR, in Österreich nach der BAO. Rhinvoice setzt das technisch um, ist aber keine Steuer- oder Rechtsberatung.

Entwürfe löschen

Entwürfe löschen Sie im Menü Weitere Aktionen (der Knopf mit den drei Punkten) mit Entwurf löschen. Ausgestellte Rechnungen lassen sich nie löschen, auch nicht von Hand in der Datenbank.

Rechnung duplizieren

Weitere Aktionen → Duplizieren legt einen neuen Entwurf mit demselben Inhalt an: Kunde, Positionen, Texte, Rabatte und Währung. Datum und Fälligkeit sind leer, die Nummer kommt erst beim Ausstellen. Das geht mit jeder Rechnung, auch mit einer stornierten, und mit Angeboten. Stornorechnungen und übernommene Rechnungen lassen sich nicht duplizieren.

Rechnung stornieren

Eine ausgestellte, teilweise bezahlte oder bezahlte Rechnung heben Sie mit Weitere Aktionen → Stornieren auf. Nach der Bestätigung stellt Rhinvoice sofort eine Stornorechnung aus:

• mit eigener Nummer aus dem Nummernkreis Stornorechnungen (voreingestellt S{YYYY}{NNNN}),
• mit denselben Positionen in negativer Menge, den eingefrorenen Steuersätzen, Absender, Empfänger und der Rundung der Rechnung. Ihr Total ist genau das negative Total der Rechnung,
• ohne Einleitung und Zahlungsbedingungen, denn sie fordert keine Zahlung. Sie ist am Tag ihres Ausstellens fällig und gilt nie als überfällig.

Die Rechnung steht danach auf Storniert. Über Stornorechnung öffnen und Stornierte Rechnung öffnen kommen Sie von einer zur anderen. Ein Storno lässt sich nicht rückgängig machen.

Korrigieren in zwei Schritten

Stornieren Sie die falsche Rechnung und wählen Sie danach auf ihr Duplizieren. Korrigieren Sie die Kopie und stellen Sie sie aus. Sie bekommt eine neue Nummer.

War die stornierte Rechnung schon bezahlt, erstatten Sie den Betrag ausserhalb von Rhinvoice. Eine Rückzahlung bildet Rhinvoice noch nicht ab.

Häufige Fragen

Wann bekommt eine Rechnung in Rhinvoice ihre Nummer?

Erst beim Ausstellen. Die Nummer wird in derselben Datenbank-Transaktion vergeben, in der die Rechnung ausgestellt wird. So entstehen weder Lücken noch doppelte Nummern.

Kann ich eine ausgestellte Rechnung noch ändern oder löschen?

Nein. Ab dem Ausstellen sind Inhalt und PDF gesperrt, und ausgestellte Rechnungen lassen sich nie löschen. Korrigieren können Sie nur mit einer Stornorechnung, die eine eigene Nummer bekommt.

Wie korrigiere ich eine falsche Rechnung?

Stornieren Sie die Rechnung. Rhinvoice stellt dann eine Stornorechnung mit eigener Nummer aus, die sie aufhebt. Danach duplizieren Sie die Rechnung, korrigieren die Kopie und stellen sie neu aus.

Was prüft Rhinvoice vor dem Ausstellen?

Unter anderem die Pflichtangaben Ihres Landes, etwa Ihre MWST-Nummer, Steuernummer oder UID, dass mindestens eine Position mit Betrag vorhanden ist, dass das Total grösser als null ist und dass das Datum nicht in der Zukunft liegt.