Émettre, dupliquer et annuler des factures

Lorsque vous émettez une facture dans Rhinvoice, elle reçoit son numéro définitif, sans trou et sans doublon. Dès ce moment, son contenu et son PDF sont verrouillés. Une facture émise ne peut pas être modifiée; elle ne peut être corrigée que par une facture d’annulation, qui reçoit son propre numéro.

Émettre une facture

1. Établissez la facture comme brouillon (Factures → Nouvelle facture). Un brouillon n’a pas encore de numéro et s’enregistre lui-même.
2. Laissez Date vide pour utiliser la date d’émission. Laissez Échéance vide pour utiliser les conditions de paiement du client ou de l’entreprise.
3. Cliquez sur Émettre et confirmez Émettre la facture ?.

S’il manque quelque chose, Rhinvoice n’émet pas la facture et indique quoi faire. Il vérifie entre autres :

• les mentions obligatoires de votre pays : en Suisse et au Liechtenstein votre numéro TVA (sauf si vous n’êtes pas assujetti à la TVA), en Allemagne votre numéro fiscal ou votre numéro de TVA (pas sur les factures de petit montant jusqu’à EUR 250), en Autriche votre numéro de TVA (pas jusqu’à EUR 400) et, sur les factures de plus de EUR 10’000 à des entreprises en Autriche, aussi le numéro de TVA du client; les petites entreprises en Autriche n’ont besoin ni de l’un ni de l’autre,
• au moins une ligne avec un montant et un total supérieur à zéro; les avoirs ne naissent que d’une annulation,
• un compte bancaire dans la monnaie de la facture (Paramètres → Comptes bancaires),
• pour l’autoliquidation, le numéro TVA du client,
• la date : ni dans le futur ni antérieure à la dernière facture émise, pour que numéros et dates croissent ensemble.

Le numéro suit la série sous Paramètres → Numérotations. Le modèle prédéfini est R{YYYY}{NNNN} (par exemple R20260001), remis à zéro chaque année; l’année suit la date de la facture.

Ce que l’émission verrouille

• Le numéro. Il est attribué dans la même transaction de base de données que l’émission. Si quelque chose échoue, aucun numéro n’est consommé, et la base de données elle-même empêche les numéros en double.
• Le contenu et les taux de TVA. Les lignes, les montants et le taux de TVA de chaque ligne sont figés. Le taux à la date de la prestation s’applique; les changements de taux ultérieurs ne s’appliquent pas rétroactivement.
• L’expéditeur, le destinataire et le compte bancaire. Rhinvoice enregistre l’entreprise, le client et le compte bancaire tels qu’ils étaient à l’émission. Si vous modifiez plus tard l’adresse d’un client, la facture reste telle quelle. La mise en page d’impression du jour est conservée lui aussi.
• Le PDF. La facture garde son premier PDF, enregistré avec sa somme de contrôle SHA-256.

Le verrouillage ne se limite pas à l’interface : la base de données elle-même refuse les modifications du contenu et la suppression des documents émis. Les changements de statut comme les paiements et l’annulation restent permis. L’Historique de chaque facture indique quand elle a été créée, émise, payée ou annulée.

Contexte juridique

Les factures émises ne doivent pas être modifiées et doivent être conservées : en Allemagne selon les GoBD, en Suisse selon l’art. 958f CO, en Autriche selon la BAO. Rhinvoice met cela en pratique, mais ne donne aucun conseil fiscal ou juridique.

Supprimer des brouillons

Supprimez un brouillon avec Supprimer le brouillon dans le menu Autres actions (le bouton à trois points). Les factures émises ne peuvent jamais être supprimées, pas même à la main dans la base de données.

Dupliquer une facture

Autres actions → Dupliquer crée un nouveau brouillon avec le même contenu : client, lignes, textes, rabais et monnaie. La date et l’échéance sont vides, et le numéro n’arrive qu’à l’émission. Cela fonctionne avec toutes les factures, aussi une facture annulée, et avec les offres. Les factures d’annulation et les factures reprises ne peuvent pas être dupliquées.

Annuler une facture

Une facture émise, partiellement payée ou payée est extournée avec Autres actions → Annuler. Après votre confirmation, Rhinvoice émet aussitôt une facture d’annulation :

• avec son propre numéro de la série Factures d’annulation (modèle prédéfini S{YYYY}{NNNN}),
• avec les mêmes lignes en quantité négative et avec les taux de TVA figés, l’expéditeur, le destinataire et l’arrondi de la facture; son total est exactement le total négatif de la facture,
• sans introduction ni conditions de paiement, puisqu’elle ne demande aucun paiement. Elle est échue le jour de son émission et n’est jamais en retard.

La facture est alors Annulée. Ouvrir la facture d’annulation et Ouvrir la facture annulée vous mènent de l’une à l’autre. Une annulation ne peut pas être défaite.

Corriger en deux étapes

Annulez la facture erronée, puis choisissez Dupliquer sur celle-ci. Corrigez la copie et émettez-la : elle reçoit un nouveau numéro.

Si la facture annulée était déjà payée, remboursez le montant en dehors de Rhinvoice; Rhinvoice n’enregistre pas encore les remboursements.

Questions fréquentes

Quand une facture reçoit-elle son numéro dans Rhinvoice?

Seulement à l’émission. Le numéro est attribué dans la même transaction de base de données que l’émission; il n’y a donc ni trous ni numéros en double.

Puis-je encore modifier ou supprimer une facture émise?

Non. Dès l’émission, le contenu et le PDF sont verrouillés, et les factures émises ne peuvent jamais être supprimées. La seule correction est une facture d’annulation, qui reçoit son propre numéro.

Comment corriger une facture erronée?

Annulez la facture. Rhinvoice émet alors une facture d’annulation avec son propre numéro, qui l’extourne. Dupliquez ensuite la facture, corrigez la copie et émettez-la à nouveau.

Que vérifie Rhinvoice avant l’émission?

Entre autres les mentions obligatoires de votre pays, comme votre numéro TVA ou votre numéro fiscal, la présence d’au moins une ligne avec un montant, un total supérieur à zéro et une date qui n’est pas dans le futur.