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Établir des offres et les transformer en factures
Dans Rhinvoice, une offre passe de Brouillon à Envoyée, puis à Acceptée, Refusée ou Expirée. Une offre envoyée ou acceptée devient un brouillon de facture avec Convertir en facture, sans rien saisir deux fois.
Établir une offre
Section intitulée « Établir une offre »- Ouvrez Offres → Nouvelle offre.
- Choisissez le client et saisissez les lignes. L’aperçu à droite montre l’offre telle qu’elle sera imprimée.
- Sous Valable jusqu’au, indiquez la durée de validité de l’offre. Si le champ reste vide, elle est de 30 jours à partir de la date.
- Cliquez sur Marquer comme envoyée. L’offre reçoit son numéro et est verrouillée dès ce moment.
Un brouillon n’a pas encore de numéro. Vous pouvez le modifier à tout moment, ou le supprimer avec Supprimer le brouillon dans le menu Autres actions (le bouton à trois points). Le numéro suit la série des offres sous Paramètres → Numérotations; le modèle prédéfini est A{YYYY}{NNNN}, par exemple A20260001.
Les statuts d’une offre
Section intitulée « Les statuts d’une offre »| Statut | Signification |
|---|---|
| Brouillon | En cours de rédaction, pas encore de numéro |
| Envoyée | Numéro attribué, contenu verrouillé |
| Acceptée | Le client a dit oui |
| Refusée | Le client a dit non |
| Expirée | Envoyée, mais la date sous Valable jusqu’au est passée |
Vous définissez vous-même Acceptée et Refusée avec les boutons du même nom sur l’offre envoyée. Personne ne définit Expirée : Rhinvoice le déduit de la date de validité. Dans la liste sous Offres, Vue filtre selon chacun de ces statuts.
Transformer une offre en facture
Section intitulée « Transformer une offre en facture »Sur une offre envoyée ou acceptée, choisissez Autres actions → Convertir en facture. Rhinvoice crée un brouillon de facture :
- avec les mêmes lignes, rabais et monnaie que l’offre,
- avec les textes que vous avez écrits vous-même; là où l’offre a encore les textes standard des offres, le brouillon reçoit les textes standard des factures,
- avec de nouvelles dates : la facture reçoit sa date et son échéance à l’émission,
- avec un lien vers l’offre. Une offre envoyée compte dès lors comme Acceptée.
Vérifiez le brouillon, complétez-le si nécessaire et émettez-le comme toute autre facture (émettre et annuler). Le taux de TVA suit alors la date de la prestation de la facture, pas celle de l’offre.
Une offre ne devient une facture qu’une seule fois. Si vous supprimez le brouillon de facture, l’offre est de nouveau libre. Ouvrir la facture ou Ouvrir le brouillon de facture vous mène de l’offre à la facture, Ouvrir le document d’origine en sens inverse.
PDF et envoi
Section intitulée « PDF et envoi »Sur l’offre, PDF ouvre la version imprimée dans un nouvel onglet, Télécharger l’enregistre et Imprimer l’imprime aussitôt. Lorsque l’envoi par e-mail est configuré, Envoyer par e-mail envoie une offre envoyée avec son PDF au client. L’e-mail est alors noté dans l’Historique de l’offre.
Questions fréquentes
Section intitulée « Questions fréquentes »Comment transformer une offre en facture?
Ouvrez l’offre envoyée ou acceptée et choisissez « Convertir en facture ». Rhinvoice crée un brouillon de facture avec les mêmes lignes, que vous vérifiez et émettez.
Combien de temps une offre est-elle valable?
Aussi longtemps que vous l’indiquez sous « Valable jusqu’au ». Si le champ reste vide, l’offre est valable 30 jours à partir de sa date. Ensuite, Rhinvoice l’affiche comme expirée.
Puis-je encore modifier une offre une fois envoyée?
Non. « Marquer comme envoyée » donne son numéro à l’offre et la verrouille. Pour la modifier, dupliquez-la et marquez la copie comme envoyée.
Une offre peut-elle être transformée en facture plusieurs fois?
Non, une seule fois. Si vous supprimez le brouillon de facture qu’elle a créé, l’offre peut de nouveau être transformée en facture.