Angebote schreiben und in Rechnungen umwandeln
Ein Angebot in Rhinvoice durchläuft die Status Entwurf, Versendet und dann Angenommen, Abgelehnt oder Abgelaufen. Ein versendetes oder angenommenes Angebot wandeln Sie mit In Rechnung umwandeln in einen Rechnungsentwurf um, ohne etwas neu zu erfassen.
Angebot erstellen
Abschnitt betitelt „Angebot erstellen“- Öffnen Sie Angebote → Neues Angebot.
- Wählen Sie den Kunden und erfassen Sie die Positionen. Die Vorschau rechts zeigt das Angebot so, wie es gedruckt wird.
- Tragen Sie unter Gültig bis ein, wie lange das Angebot gilt. Leer gelassen sind es 30 Tage ab Datum.
- Klicken Sie auf Als versendet markieren. Das Angebot erhält seine Nummer und ist danach gesperrt.
Ein Entwurf hat noch keine Nummer und lässt sich jederzeit ändern oder im Menü Weitere Aktionen (der Knopf mit den drei Punkten) mit Entwurf löschen entfernen. Die Nummer folgt dem Nummernkreis für Angebote unter Einstellungen → Nummernkreise. Das voreingestellte Muster ist A{YYYY}{NNNN}, also zum Beispiel A20260001.
Die Status eines Angebots
Abschnitt betitelt „Die Status eines Angebots“| Status | Bedeutung |
|---|---|
| Entwurf | In Arbeit, noch ohne Nummer |
| Versendet | Nummer vergeben, Inhalt gesperrt |
| Angenommen | Der Kunde hat zugesagt |
| Abgelehnt | Der Kunde hat abgesagt |
| Abgelaufen | Versendet, aber das Datum unter Gültig bis ist vorbei |
Angenommen und Abgelehnt setzen Sie selbst mit den gleichnamigen Knöpfen auf dem versendeten Angebot. Abgelaufen setzt niemand: Rhinvoice leitet es aus dem Gültigkeitsdatum ab. In der Liste unter Angebote filtern Sie mit Ansicht nach jedem dieser Status.
In eine Rechnung umwandeln
Abschnitt betitelt „In eine Rechnung umwandeln“Auf einem versendeten oder angenommenen Angebot wählen Sie Weitere Aktionen → In Rechnung umwandeln. Rhinvoice legt einen Rechnungsentwurf an:
- mit denselben Positionen, Rabatten und der Währung des Angebots,
- mit den Texten, die Sie selbst geschrieben haben. Stehen im Angebot noch die Standardtexte für Angebote, bekommt der Entwurf die Standardtexte für Rechnungen,
- mit neuen Daten: Datum und Fälligkeit setzt die Rechnung beim Ausstellen,
- mit einem Verweis auf das Angebot. Ein versendetes Angebot gilt danach als Angenommen.
Den Entwurf prüfen Sie, ergänzen ihn bei Bedarf und stellen ihn aus wie jede andere Rechnung (Rechnung ausstellen und stornieren). Der Steuersatz richtet sich dann nach dem Leistungsdatum der Rechnung, nicht nach dem des Angebots.
Ein Angebot wird nur einmal zur Rechnung. Löschen Sie den Rechnungsentwurf, ist das Angebot wieder frei. Über Rechnung öffnen bzw. Rechnungsentwurf öffnen springen Sie vom Angebot zur Rechnung, über Ursprungsdokument öffnen zurück.
PDF und Versand
Abschnitt betitelt „PDF und Versand“Auf dem Angebot öffnen Sie mit PDF die Druckfassung in einem neuen Tab, mit Herunterladen speichern Sie sie, mit Drucken geben Sie sie direkt aus. Ist der E-Mail-Versand eingerichtet, schicken Sie ein versendetes Angebot mit Per E-Mail senden samt PDF an den Kunden. Der Versand steht danach im Verlauf des Angebots.
Häufige Fragen
Abschnitt betitelt „Häufige Fragen“Wie wandle ich ein Angebot in eine Rechnung um?
Öffnen Sie das versendete oder angenommene Angebot und wählen Sie «In Rechnung umwandeln». Rhinvoice legt einen Rechnungsentwurf mit denselben Positionen an, den Sie prüfen und ausstellen.
Wie lange ist ein Angebot gültig?
So lange, wie Sie im Feld «Gültig bis» eintragen. Lassen Sie das Feld leer, gilt das Angebot 30 Tage ab Datum. Danach zeigt Rhinvoice es als abgelaufen an.
Kann ich ein versendetes Angebot noch ändern?
Nein. Mit «Als versendet markieren» erhält das Angebot seine Nummer und ist danach gesperrt. Für Änderungen duplizieren Sie es und markieren die Kopie neu als versendet.
Kann ein Angebot mehrmals in eine Rechnung umgewandelt werden?
Nein, nur einmal. Löschen Sie den daraus entstandenen Rechnungsentwurf, lässt sich das Angebot wieder umwandeln.