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Importer clients et articles (CSV, Excel)
Rhinvoice importe les clients et les articles de votre ancien programme, depuis des fichiers CSV ou Excel (.xlsx, .xls). Chaque import commence par un essai à blanc qui ne change rien; Rhinvoice n’enregistre qu’après que vous avez vérifié le résultat.
Comment importer
Section intitulée « Comment importer »- Exportez les clients ou les articles de l’ancien programme sous forme de fichier CSV ou Excel.
- Ouvrez Clients → Importer ou Articles → Importer et cliquez sur Choisir un fichier.
- Vérifiez l’attribution des colonnes sous Correspondance des colonnes.
- Sous Si l’entrée existe déjà, choisissez ce qui arrive aux entrées existantes.
- Vérifiez le Résultat du test. Chaque ligne indique si elle est Nouveau, Mise à jour, Ignoré ou une Erreur.
- Cliquez sur Importer … clients ou Importer … articles. Seule cette étape enregistre.
L’essai à blanc fait le même import que l’import réel, simplement sans enregistrer. Ce qu’il annonce, y compris les numéros qu’il attribue, est exactement ce que fait l’import.
Fichiers et encodages
Section intitulée « Fichiers et encodages »- CSV en UTF-8 (aussi UTF-16 avec BOM) ou Windows-1252. Rhinvoice détecte lui-même le séparateur, comme le point-virgule ou la virgule.
- Excel au format actuel
.xlsxet à l’ancien format.xls. Rhinvoice reconnaît le type de fichier à son contenu, pas à son extension. - Limites par fichier : au plus 5 Mo, 10’000 lignes et 100 colonnes. Répartissez les listes plus grandes sur plusieurs fichiers.
Reconnaître et attribuer les colonnes
Section intitulée « Reconnaître et attribuer les colonnes »Rhinvoice reconnaît les colonnes à leurs noms usuels, sans tenir compte des majuscules, des trémas et de la ponctuation. «Kunden-Nr.», «KdNr» et «Customer number» deviennent toutes le numéro de client; «MwSt-Satz» et «VAT rate» deviennent le taux de TVA.
Ce qui n’est pas reconnu, vous l’attribuez à la main sous Correspondance des colonnes : pour chaque colonne du fichier, choisissez le champ Rhinvoice sous Devient, ou Ne pas importer. Une valeur d’exemple tirée du fichier vous aide.
Enregistrer comme modèle conserve l’attribution sous un nom. Il convient à chaque fichier avec les mêmes noms de colonnes et est proposé sous Modèle lors du prochain import; Détecté automatiquement utilise de nouveau la reconnaissance. Supprimer un modèle conserve les données importées.
Ce qui est importé
Section intitulée « Ce qui est importé »| Champ | Remarque |
|---|---|
| Numéro | Sans numéro, le client reçoit le prochain numéro libre |
| Raison sociale, ou Prénom et Nom | Sans raison sociale, le client est créé comme personne |
| Formule d’appel, Personne de contact | |
| Adresse | Rue (avec numéro), ou séparément avec Numéro, plus Complément d’adresse, NPA et Localité, ou les deux dans une colonne (NPA et localité, aussi «CH-9470 Buchs») |
| Pays | Sous forme de nom ou de code; sans pays, celui de votre entreprise s’applique |
| E-mail, Téléphone | |
| IDE / n° TVA | |
| Leitweg-ID / référence d’acheteur | Par exemple depuis «Leitweg-ID» ou «Buyer reference». Pour la XRechnung aux clients en Allemagne |
| Groupe, Remarque | |
| Monnaie, Langue | CHF ou EUR, allemand, anglais, français ou italien (aussi «fr», «Français», «it», «Italiano») |
| Rabais en %, Délai de paiement en jours, Exonéré de la TVA | |
| Client depuis Depuis la version 0.4.3 | Par exemple depuis «Kunde seit», «Angelegt am» ou «Created», au format 14.03.2019 ou 2019-03-14, aussi avec une heure |
Il faut une colonne pour le numéro de client ou le nom (raison sociale ou nom de famille). Les nouveaux clients ont aussi besoin du NPA et de la localité.
Articles
Section intitulée « Articles »| Champ | Remarque |
|---|---|
| Numéro | Sans numéro, l’article reçoit le prochain numéro libre |
| Nom, Description | Les nouveaux articles ont besoin d’un nom |
| Unité | Sous forme de code ou de libellé, comme «Std.», «Stunden», «HUR», «pro Monat», «jährlich» |
| Prix (monnaie de l’entreprise), Prix CHF, Prix EUR | Un prix par monnaie |
| Taux de TVA | En pourcentage ou par son nom («Normal», «reduziert», «befreit») |
| Groupe | |
| Marchandise/prestation de services | Vide compte comme prestation de services |
Rhinvoice lit les montants en notation suisse, allemande et anglaise. Le fait que «1.500» signifie mille cinq cents ou un et demi dépend du pays de votre entreprise.
Anciens taux de TVA
Section intitulée « Anciens taux de TVA »Les listes d’articles des anciens programmes contiennent souvent des taux qui ne s’appliquent plus. Rhinvoice connaît les anciens taux du pays de votre entreprise et attribue à l’article le taux de TVA correspondant : en Suisse par exemple les taux normaux de 7,7 % (2018 à 2023) et de 8 % (2011 à 2017) selon l’AFC, en Allemagne les taux de 16 % et 5 % du 1er juillet au 31 décembre 2020. Sur la facture, c’est ensuite le taux de la date de la prestation qui s’applique. Un taux que votre pays n’a jamais eu, comme 19 % pour une entreprise suisse, est signalé comme erreur de la ligne.
Si l’entrée existe déjà
Section intitulée « Si l’entrée existe déjà »Un client est le même s’il a le même numéro de client ou, sans numéro, le même nom et le même NPA. Un article est le même s’il a le même numéro d’article ou, sans numéro, le même nom.
| Choix | Ce qui se passe |
|---|---|
| Ignorer | L’entrée existante reste telle quelle |
| Mettre à jour | Les cellules remplies écrasent l’entrée, les cellules vides ne changent rien; la rue et le numéro changent ensemble |
| Créer une nouvelle entrée | Une deuxième entrée est créée; si le numéro est pris, elle reçoit le prochain numéro libre |
Vous pouvez donc importer un fichier deux fois, par exemple une deuxième fois avec Mettre à jour lorsqu’il manquait une colonne.
Lignes avec erreurs
Section intitulée « Lignes avec erreurs »Rhinvoice ne devine jamais. Une ligne avec une valeur peu claire (pas un montant, une unité inconnue, un taux de TVA inconnu, une monnaie autre que CHF et EUR …) est signalée avec le champ, le motif et la valeur et n’est pas importée; elle ne consomme aucun numéro. Les autres lignes sont importées. Télécharger le rapport (CSV) vous donne toutes les lignes avec leur résultat.
Questions fréquentes
Section intitulée « Questions fréquentes »Quels fichiers puis-je importer dans Rhinvoice?
Des fichiers CSV en UTF-8 ou Windows-1252, et des fichiers Excel aux formats .xlsx et .xls. Un fichier peut faire au plus 5 Mo et compter au plus 10’000 lignes.
Que deviennent les clients qui existent déjà dans Rhinvoice?
Vous le choisissez avant l’import. Rhinvoice les saute, les met à jour ou les crée à nouveau. Lors d’une mise à jour, les cellules vides ne changent rien, si bien qu’un export avec moins de colonnes n’efface jamais de données.
Dois-je attribuer les colonnes à la main?
La plupart du temps, non. Rhinvoice reconnaît les noms de colonnes usuels comme « Numéro de client », « NPA » ou « Numéro TVA ». Ce qu’il ne reconnaît pas, vous l’attribuez à la main et l’enregistrez comme modèle pour le prochain import.
Les anciens taux de TVA comme 7,7 % sont-ils reconnus?
Oui. Rhinvoice connaît les anciens taux de votre pays, comme 7,7 % et 8 % en Suisse ou 16 % et 5 % en Allemagne, et attribue à l’article le taux de TVA correspondant.