Uneinbringliche Rechnung abschreiben

Eine Rechnung, die richtig war, aber nicht mehr bezahlt wird, schreiben Sie in Rhinvoice ab. Sie gilt danach nicht mehr als offen oder überfällig und wird nicht mehr gemahnt. Die Rechnung selbst bleibt unverändert, der Kunde erhält nichts, und als Zahlungseingang zählt der Betrag nicht.

Abschreiben oder stornieren?

	Stornieren	Abschreiben
Wann	Die Rechnung war falsch oder die Leistung gab es so nicht	Die Rechnung war richtig, der Kunde zahlt nicht
Beleg an den Kunden	Stornorechnung mit eigener Nummer	Keiner
Schuld des Kunden	Aufgehoben	Besteht weiter
Übernommene Rechnungen	Nicht möglich	Möglich

Einen nachträglich vereinbarten Nachlass, etwa aus Kulanz, bilden Sie mit einem Storno und einer neuen Rechnung ab, nicht mit einer Abschreibung.

Rechnung abschreiben

1. Öffnen Sie die ausgestellte oder teilweise bezahlte Rechnung.
2. Wählen Sie Weitere Aktionen → Abschreiben ….
3. Setzen Sie das Datum unter Abgeschrieben per. Vorgeschlagen ist heute, Ende Rechnungsjahr setzt den 31. Dezember des Rechnungsjahres. Das Datum liegt zwischen dem Rechnungsdatum und heute.
4. Wählen Sie den Grund: Firma gelöscht oder Konkurs, Verjährt, Kleinbetrag, Nicht auffindbar oder Anderer Grund. Eine Notiz ist freiwillig.
5. Bestätigen Sie mit Abschreiben.

Abgeschrieben wird immer der ganze offene Betrag. Nach einer Teilzahlung ist das der Rest. Die Rechnung steht danach auf Abgeschrieben, ihr offener Betrag ist 0. Unter Details zeigt die Karte Abschreibung Datum, Betrag, Grund und die im Betrag enthaltene Steuer. Der Verlauf hält die Abschreibung fest.

Eine abgeschriebene Rechnung lässt sich nicht stornieren und nicht mahnen.

Spätere Zahlung und Zurücknehmen

Zahlt der Kunde doch noch, erfassen Sie die Zahlung auf der Rechnung mit Zahlung erfassen, höchstens bis zum abgeschriebenen Betrag und nicht mit einem Datum vor der Abschreibung. Ist der ganze Betrag bezahlt, steht die Rechnung auf Bezahlt, sonst bleibt sie für den Rest Abgeschrieben.

War die Abschreibung ein Irrtum, nehmen Sie sie mit Weitere Aktionen → Abschreibung zurücknehmen zurück. Der Betrag ist dann wieder offen. Zahlungen, die vor der Abschreibung eingingen, lassen sich erst nach dem Zurücknehmen entfernen. Das Zurücknehmen geht auch, nachdem die Rechnung doch noch ganz bezahlt wurde, und ist nötig, bevor Sie eine solche Rechnung stornieren.

Verluste pro Jahr

Die Rechnungsliste hat die Ansicht Abgeschrieben. Darunter steht eine Tabelle pro Jahr und Währung mit Abgeschrieben, Später bezahlt, Verlust, Netto und der enthaltenen Steuer. Eine Abschreibung zählt im Jahr ihres Datums, eine spätere Zahlung im Jahr ihres Eingangs. In der Schweiz und in Liechtenstein heisst die Tabelle Debitorenverluste, in Deutschland und Österreich Forderungsausfälle.

Der Umsatz auf der Übersicht bleibt, was fakturiert wurde. Unter Bezahlt zählt nur, was wirklich einging.

Steuer je Land

Rhinvoice weiss nicht, wie Ihre Firma die Steuer abrechnet, und bucht deshalb keine Korrektur. Es zeigt die enthaltene Steuer, damit Sie oder Ihre Buchhaltung sie verwenden können.

Land	Regel	Datum der Abschreibung
Schweiz, Liechtenstein	Bei Abrechnung nach vereinbartem Entgelt ist der Betrag eine Entgeltsminderung in der Periode, in der Sie ihn verbuchen (Art. 41 MWSTG). Bei Abrechnung nach vereinnahmtem Entgelt ist nichts zu korrigieren.	Tag der Verbuchung
Deutschland	Bei Soll-Versteuerung berichtigen Sie die USt. in dem Zeitraum, in dem die Forderung uneinbringlich wurde, und erneut, wenn doch noch gezahlt wird (§ 17 Abs. 2 Nr. 1 UStG).	Tag, an dem die Forderung uneinbringlich wurde
Österreich	Wie Deutschland (§ 16 Abs. 3 Z 1 UStG).	Tag, an dem die Forderung uneinbringlich wurde

Keine Steuerberatung

Ob eine Forderung als uneinbringlich gilt und ob Sie die Steuer korrigieren, klären Sie mit Ihrer Treuhand oder Steuerberatung. Führen Sie eine Bilanz, sagen Sie Ihrer Buchhaltung, welche Rechnungen Sie abgeschrieben haben.

Häufige Fragen

Wann schreibe ich eine Rechnung ab und wann storniere ich sie?

Stornieren Sie eine Rechnung, die falsch war oder deren Leistung es nicht gab. Der Kunde erhält dann eine Stornorechnung. Abschreiben ist für eine richtige Rechnung, die der Kunde nicht mehr bezahlt. Der Kunde erhält nichts und schuldet den Betrag weiterhin.

Was passiert, wenn der Kunde eine abgeschriebene Rechnung doch noch bezahlt?

Sie erfassen die Zahlung wie gewohnt mit «Zahlung erfassen». Die Abschreibung bleibt im Jahr ihres Datums stehen, die Zahlung zählt als «Später bezahlt» im Jahr ihres Eingangs.

Kann ich eine Abschreibung rückgängig machen?

Ja, mit «Weitere Aktionen → Abschreibung zurücknehmen». Der abgeschriebene Betrag ist danach wieder offen und kann gemahnt werden. Der Verlauf der Rechnung hält beides fest.

Muss ich wegen der Abschreibung die MWST oder USt. korrigieren?

Das hängt von Ihrer Abrechnungsart ab. Wer die Steuer beim Rechnungsstellen schuldet, korrigiert sie. Wer sie erst beim Zahlungseingang schuldet, hat nichts zu korrigieren. Rhinvoice zeigt nur die im Betrag enthaltene Steuer.

Kann ich auch übernommene Rechnungen aus einem früheren Programm abschreiben?

Ja. Übernommene Rechnungen lassen sich nicht stornieren, aber abschreiben, auch ohne PDF.