Erster Start: Land, Firma und Bankkonto einrichten

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Beim ersten Start fragt Rhinvoice in einem Assistenten mit zwei Schritten nach dem Land und der Firma. Danach führt eine Checkliste in der Übersicht durch den Rest: Bankkonto, Nummernkreise, Kunden, die erste Rechnung und Backups. Alles lässt sich später unter Einstellungen ändern.

Vor dem Assistenten legen Sie beim ersten Aufruf das erste Benutzerkonto an, siehe Installation.

Der Assistent: Land und Firma

Land. Wo ist Ihre Firma? Wählen Sie Schweiz, Liechtenstein, Deutschland oder Österreich. Das Land bestimmt Steuersätze, Pflichtangaben, Rundung und den Zahlungs-QR-Code auf der Rechnung. Sind Sie Kleinunternehmer, setzen Sie das Häkchen darunter (z. B. Nicht MWST-pflichtig (Umsatz unter CHF 100’000) in der Schweiz, Kleinunternehmer nach § 19 UStG in Deutschland, Kleinunternehmer nach § 6 Abs. 1 Z 27 UStG in Österreich). Rechnungen entstehen dann ohne Steuer, mit dem vorgeschriebenen Hinweis. Dann Weiter.
Firma. Ihre Firma: Name und Adresse stehen als Absender auf jeder Rechnung. E-Mail, Telefon und die MWST- bzw. USt-Nummer (UID / MWST-Nummer in der Schweiz, MWST-Nummer in Liechtenstein, USt-IdNr. in Deutschland, UID-Nummer in Österreich) sind hier freiwillig. In Deutschland können Sie zusätzlich die Steuernummer vom Finanzamt eintragen, falls Sie keine USt-IdNr. haben. Dann Speichern und weiter.

Später einrichten schliesst den Assistenten, ohne zu speichern. Der Schritt bleibt in der Checkliste, Sie können jederzeit darauf zurückkommen.

Die Checkliste in der Übersicht

Nach dem Assistenten zeigt die Übersicht Willkommen bei Rhinvoice mit den restlichen Schritten und wie viele davon erledigt sind. Jeder Schritt hat eine Schaltfläche, die an die richtige Stelle führt.

Schritt	Wofür	Wo
Land und Firma	Absender, Steuersätze und Pflichtangaben der Rechnungen	der Assistent
Bankkonto erfassen	Für den Zahlungs-QR-Code: QR-Rechnung oder GiroCode	Einstellungen → Bankkonten
Nummernkreise prüfen	Die nächste Rechnungsnummer kann an Ihr bisheriges Programm anschliessen	Einstellungen → Nummernkreise
Kunden erfassen oder importieren	Einzeln anlegen oder aus einer CSV- oder Excel-Datei übernehmen	Kunden
Erste Rechnung schreiben	Mit Live-Vorschau; ausgestellt wird erst auf Knopfdruck	Neue Rechnung
Backup einrichten	Damit keine Rechnung verloren geht	Einstellungen → Backup

Ein Schritt ist erledigt, sobald die Daten da sind: ein Bankkonto, ein Kunde, eine ausgestellte Rechnung, ein erfolgreiches Backup. Nummernkreise prüfen gilt als erledigt, sobald Sie auf Prüfen klicken. Checkliste ausblenden entfernt die Liste aus der Übersicht. Die Meldung danach bietet Rückgängig an.

Bankkonto erfassen

Unter Einstellungen → Bankkonten → Konto hinzufügen tragen Sie Bank, Kontoinhaber, IBAN, BIC und Währung ein. Erfassen Sie mindestens ein Konto pro Rechnungswährung. Pro Währung ist ein Konto das Standardkonto (Standardkonto für diese Währung). Das Konto erscheint in den Zahlungsangaben und im QR-Code Ihrer Rechnungen.

Schweiz und Liechtenstein: die QR-Rechnung. Eine QR-IBAN brauchen Sie nur für QR-Rechnungen mit QR-Referenz. Siehe Schweiz.
Deutschland und Österreich: der GiroCode (EPC-QR) für Rechnungen in Euro. Siehe Deutschland und Österreich.

Nummernkreise prüfen

Unter Einstellungen → Nummernkreise sehen Sie die Muster für Rechnungen, Angebote, Stornorechnungen, Kunden und Artikel. Rechnungsnummern werden erst beim Ausstellen vergeben, lückenlos und eindeutig. Voreingestellt sind R{YYYY}{NNNN} für Rechnungen (z. B. R20260001), A{YYYY}{NNNN} für Angebote und S{YYYY}{NNNN} für Stornorechnungen, jeweils mit jährlichem Neubeginn.

Muster: {YYYY} Jahr, {YY} Jahr zweistellig, {MM} Monat, {NNNN} Zähler (Anzahl N = Mindeststellen).
Nächster Zähler: damit die Nummern ohne Lücke an Ihr bisheriges Programm anschliessen.
Jährlich zurücksetzen: braucht {YYYY} oder {YY} im Muster, sonst wiederholen sich Nummern.
Nächste Nummer: zeigt, welche Nummer das nächste Dokument bekommt.

Wechseln Sie von einem anderen Programm, lesen Sie auch Kunden und Artikel übernehmen und Alte Rechnungen übernehmen.

Wie es weitergeht

Häufige Fragen

Was fragt Rhinvoice beim ersten Start?

Zwei Dinge, in einem kurzen Assistenten. Zuerst das Land Ihrer Firma (Schweiz, Liechtenstein, Deutschland oder Österreich) und ob Sie Kleinunternehmer sind, dann Name, Adresse und MWST- bzw. USt-Nummer der Firma. Alles Weitere folgt als Checkliste in der Übersicht.

Kann ich Land und Firmendaten später ändern?

Ja. Alles aus dem Assistenten lässt sich später unter Einstellungen, Firma ändern.

Wie zähle ich die Rechnungsnummern meines bisherigen Programms weiter?

Unter Einstellungen, Nummernkreise setzen Sie beim Nummernkreis der Rechnungen den nächsten Zähler. Die Vorschau zeigt die nächste Nummer, bevor Sie speichern.

Kann ich die Einrichtung überspringen?

Ja. Später einrichten schliesst den Assistenten, der Schritt bleibt in der Checkliste der Übersicht offen. Die Checkliste können Sie auch ausblenden.