Rechnungen in Deutschland: USt., Pflichtangaben, E-Rechnung

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Eine deutsche Rechnung mit Rhinvoice hat 19 % oder 7 % USt. (§ 12 UStG) zum Leistungsdatum, Ihre Steuernummer oder USt-IdNr. (§ 14 Abs. 4 Nr. 2 UStG), das Leistungsdatum, den gesetzlichen Hinweis für Reverse Charge, Kleinunternehmer oder steuerfreie Lieferungen, einen GiroCode (EPC-QR-Code) und eine eingebettete E-Rechnung (ZUGFeRD). Für Behörden erstellt Rhinvoice zusätzlich die XRechnung.

Welcher Steuersatz gilt?

Gültig	Regelsatz	Ermässigter Satz
seit 1. Januar 2021	19 %	7 %
1. Juli 2020 bis 31. Dezember 2020	16 %	5 %
1. Januar 2007 bis 30. Juni 2020	19 %	7 %

Quelle: § 12 UStG; die Sätze von 2020 aus dem Zweiten Corona-Steuerhilfegesetz.

Massgebend ist der Satz am Leistungsdatum: das Ende des Leistungszeitraums, sonst sein Beginn, sonst das Rechnungsdatum. Beim Ausstellen friert Rhinvoice den Satz jeder Position ein.

Pflichtangaben nach § 14 UStG

Rhinvoice prüft vor dem Ausstellen, was es prüfen kann, und druckt den Rest aus Ihren Daten:

Steuernummer oder USt-IdNr. Ihrer Firma (§ 14 Abs. 4 Nr. 2 UStG). Sie tragen sie unter Einstellungen → Firma in den Feldern USt-IdNr. oder Steuernummer ein. Fehlen beide, stellt Rhinvoice die Rechnung nicht aus. Ausnahme: Kleinbetragsrechnungen bis 250 EUR brutto (§ 33 UStDV). Die USt-IdNr. hat die Form DE123456789.
Leistungsdatum (§ 14 Abs. 4 Nr. 6 UStG). Ohne Leistungszeitraum druckt Rhinvoice das Rechnungsdatum als Leistungsdatum.
Fortlaufende Rechnungsnummer. Rhinvoice vergibt sie erst beim Ausstellen, ohne Lücken und ohne Doppel.
Entgelt und Steuer pro Steuersatz, Name und Anschrift von Ihnen und vom Kunden, Datum und Positionen.

Auch Kleinunternehmer nennen Steuernummer oder USt-IdNr. (§ 34a UStDV).

Kleinunternehmer nach § 19 UStG

Schalten Sie unter Einstellungen → Firma den Schalter Kleinunternehmer nach § 19 UStG ein. Ihre Rechnungen enthalten dann keine Umsatzsteuer und diesen Hinweis:

Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet (Kleinunternehmerregelung).

(Englische Dokumente: «No VAT is charged (small business scheme).») Seit 2025 nennt die Rechnung, dass § 19 UStG angewendet wird; der Text tut das. Ändern können Sie ihn unter Einstellungen → Texte → Gesetzliche Hinweise.

Reverse Charge und Lieferungen ins Ausland

Rhinvoice bestimmt den Steuerfall aus Ihrem Land, dem Land des Kunden, ob er eine Firma ist und ob er eine USt-IdNr. hat. Waren und Dienstleistungen behandelt es getrennt, auch auf derselben Rechnung.

Fall	USt.	Hinweis auf der Rechnung
Kunde in Deutschland	ja	keiner
Dienstleistung an eine Firma in einem anderen EU-Land mit USt-IdNr.	nein	«Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers.» (§ 14a Abs. 5 UStG)
Ware an eine Firma in einem anderen EU-Land mit USt-IdNr.	nein	«Steuerfreie innergemeinschaftliche Lieferung (§ 4 Nr. 1 Buchst. b i. V. m. § 6a UStG).»
Ware, die die EU verlässt, auch an Privatkunden	nein	«Steuerfreie Ausfuhrlieferung (§ 4 Nr. 1 Buchst. a i. V. m. § 6 UStG).»
Dienstleistung an eine Firma ausserhalb der EU	nein	«Nicht im Inland steuerbare Leistung.»
Privatkunde in der EU oder ausserhalb der EU (Dienstleistung)	ja	keiner

Gut zu wissen:

Ohne USt-IdNr. des Kunden kein Reverse Charge. Eine Firma in der EU ohne USt-IdNr. bekommt deutsche USt. Rhinvoice weist im Editor darauf hin.
Innergemeinschaftliche Lieferung: Auf der Rechnung stehen Ihre und die USt-IdNr. des Kunden (§ 14a Abs. 3 UStG). Rhinvoice stellt sie ohne beide nicht aus und erinnert an die Gelangensbestätigung oder den Versendungsnachweis und an die Zusammenfassende Meldung.
Inländisches Reverse Charge nach § 13b UStG (zum Beispiel § 13b Abs. 2 Nr. 7 UStG) wählen Sie im Editor von Hand. Jede Änderung des Steuerfalls hält Rhinvoice mit Begründung im Verlauf fest.
Versandhandel an Privatkunden in der EU bleibt bei deutscher USt. Die EU-weite Schwelle von 10.000 EUR im Jahr (OSS) verfolgt Rhinvoice nicht.

GiroCode (EPC-QR-Code)

Jede Rechnung in EUR bekommt neben den Zahlungsbedingungen einen GiroCode nach den Richtlinien des European Payments Council (EPC069-12). Er enthält Ihre IBAN, den Kontoinhaber, den Betrag und «Rechnung» mit der Rechnungsnummer als Verwendungszweck. Der Kunde scannt ihn mit seiner Banking-App. Dafür brauchen Sie unter Einstellungen → Bankkonten ein Konto in EUR. Rechnungen in anderen Währungen haben keinen GiroCode, Entwürfe einen Platzhalter.

E-Rechnung: ZUGFeRD und XRechnung

Seit 2025 müssen Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen empfangen können (§ 14 UStG). Ausstellen müssen sie inländische B2B-Rechnungen stufenweise (§ 27 Abs. 38 UStG):

Ab	Wer
2027	Unternehmen mit mehr als 800.000 EUR Umsatz im Vorjahr
2028	alle Unternehmen

Kleinunternehmer sind ausgenommen (§ 34a UStDV).

Rhinvoice bettet standardmässig in das PDF jeder ausgestellten Rechnung eine ZUGFeRD-/Factur-X-Rechnung (Profil EN 16931) ein (Schalter: Einstellungen → Druckvorlage). Fehlt eine Angabe, die sie braucht, entsteht das PDF ohne sie. Das PDF ist für Ihre Kunden dasselbe wie immer, ihre Buchhaltung liest die Daten direkt. Ist die E-Rechnung eingebettet, zeigt Rhinvoice das bei der Rechnung an. Für Behörden laden Sie zusätzlich die XRechnung (XML) herunter, mit der Leitweg-ID im Feld Referenz. Details und was dafür nötig ist: E-Rechnung.

GoBD und Aufbewahrung

Rechnungen bewahren Sie zehn Jahre auf (§ 147 AO). Rhinvoice sorgt für die Unveränderbarkeit:

Ab dem Ausstellen sind Inhalt und PDF gesperrt, auch direkt in der Datenbank.
Das PDF wird mit seinem SHA-256-Hash gespeichert.
Korrekturen gehen nur über eine Stornorechnung mit eigener Nummer. Entwürfe können Sie löschen, ausgestellte Rechnungen nie.
Jede Änderung (ausgestellt, Zahlung, Storno, Steuerfall) steht mit Zeitstempel im Verlauf.

Sichern Sie die Daten mit einem Backup. Probieren Sie alles in der Demo de.rhinvoice.com aus.

Ihr Firmenland fehlt? Rhinvoice ist erweiterbar: Weitere Länder hinzufügen.

Häufige Fragen

Welche Umsatzsteuersätze rechnet Rhinvoice in Deutschland?

19 % und 7 % (§ 12 UStG). Für Leistungen vom 1. Juli bis 31. Dezember 2020 nimmt Rhinvoice 16 % und 5 %. Massgebend ist der Satz am Leistungsdatum.

Muss die Steuernummer oder die USt-IdNr. auf die Rechnung?

Eine der beiden (§ 14 Abs. 4 Nr. 2 UStG). Rhinvoice stellt eine Rechnung ohne beide nicht aus. Ausgenommen sind Kleinbetragsrechnungen bis 250 EUR brutto (§ 33 UStDV).

Welchen Hinweis druckt Rhinvoice für Kleinunternehmer?

«Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet (Kleinunternehmerregelung).» Den Wortlaut können Sie unter Einstellungen → Texte → Gesetzliche Hinweise anpassen.

Ab wann müssen deutsche Firmen E-Rechnungen ausstellen?

Empfangen müssen Unternehmen sie seit 2025. Ausstellen müssen sie inländische B2B-Rechnungen ab 2027, wenn der Umsatz im Vorjahr über 800.000 EUR lag, und ab 2028 alle (§ 27 Abs. 38 UStG). Kleinunternehmer sind ausgenommen. Rhinvoice bettet die E-Rechnung (ZUGFeRD) in das PDF jeder ausgestellten Rechnung ein, sofern die nötigen Angaben vollständig sind.

Ist Rhinvoice GoBD-konform?

Rhinvoice setzt die Unveränderbarkeit um. Ausgestellte Rechnungen sind samt PDF gesperrt, auch in der Datenbank, das PDF wird mit SHA-256 gespeichert, und Korrekturen gehen nur per Stornorechnung mit eigener Nummer. Ob Ihre Buchführung insgesamt den GoBD entspricht, klären Sie mit Ihrer Steuerberatung.